[Management] Tout savoir sur la digitalisation des processus

par | 26 Fév 2024 | Management

Année après année, technologie après technologie, le numérique progresse au sein des entreprises. Les esprits changent, des outils informatiques plus performants les uns que les autres voient le jour, et les manières de travailler évoluent. Revenons sur les moments clés à savoir sur cette thématique pour être au clair dans l’optique des épreuves écrites en voie ECT.

La digitalisation: qu’est-ce que c’est ?

Par définition, la digitalisation représente l’action de numériser.

Numériser signifie convertir une information analogique (non codée) sous forme numérique. La  digitalisation consiste alors en la modification des processus à l’aide d’outils digitaux vers une numérisation  des procédés.

La digitalisation des processus renvoie donc à l’ensemble des pratiques et outils permettant de simplifier  et/ou fiabiliser les séquences d’opérations récurrentes (créer une campagne marketing, recruter un employé,  valider le contenu d’un document…) d’une organisation à l’aide des nouvelles technologies, généralement  par l’intermédiaire de workflows largement automatisés.

Ce processus est une suite logique de l’évolution technologique et plus particulièrement d’internet et de l’informatique. Désormais tout peut se traiter en ligne et c’est le principe même de la digitalisation.

Un enjeu de performance

Une stratégie payante

Bien intégrée au sein d’une stratégie de transformation globale, la digitalisation des processus de travail est capable d’offrir une réponse efficace à de nombreuses problématiques auxquelles sont aujourd’hui confrontés les chefs d’entreprises.

  • Elle offre un gain de temps, en automatisant des tâches souvent chronophages.  Digitaliser les processus permet principalement d’accélérer et de fluidifier l’enchaînement des tâches dans une équipe ou dans l’entreprise dans son ensemble.
  • La fiabilité, les entreprises manipulent une quantité croissante de données. La digitalisation des processus vise précisément à endiguer ce phénomène en s’appuyant sur des outils appropriés.
  • Autre point crucial, le travail collaboratif. La digitalisation permet de regrouper les différents acteurs d’un processus en rationalisant certaines séquences. En outre, l’actualisation des données en temps réel et les outils partagés permettant aux équipes de collaborer plus efficacement et d’être plus réactives face aux changements du quotidien.

Qui semble indispensable à l’ère du numérique

La digitalisation des processus permet de réduire certains postes budgétaires. On pense naturellement aux frais d’impression et de stockage de documents, mais cela vaut également pour certains coûts moins visibles. En optimisant l’échange d’information et le fonctionnement de l’organisation, la digitalisation des processus va permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée ou leur éviter de réaliser certaines tâches en doublon.

De plus, les données sont également mieux sécurisées. Il devient possible de contrôler le niveau d’accès aux données à un degré très fin, pour chaque individu ou groupe d’individu, interne comme externe à l’organisation.

Enfin la digititalisation permet de gagner en flexibilité et en visibilité. Des outils adaptés permettent aux collaborateurs de remonter des idées d’améliorations pour mieux adresser une problématique ou un besoin client, et des plans d’actions pourront être construits en conséquence puis suivis en temps réel.

La digitalisation des processus représente donc un véritable levier de performance pour les entreprises. Restera à mener une réflexion quant aux objectifs, priorités et ressources de l’organisation, pour définir une stratégie globale de digitalisation des processus portée par l’ensemble des collaborateurs.

Les risques liés à la digitalisation

Des risques humains

La transition vers des processus numériques peut exposer les entreprises à une série de risques humains, allant de la maladresse à la malveillance. Les facteurs humains, tels que l’inconscience et l’ignorance des protocoles de sécurité, ainsi que les actes intentionnels de sabotage et de vol d’informations sensibles, représentent des menaces significatives pour la sécurité des données et des systèmes. Parmi les risques humains à considérer :

  • La malveillance et l’ingénierie sociale : Les cybercriminels peuvent exploiter la confiance et la crédulité des individus pour accéder frauduleusement à des informations confidentielles ou pour introduire des logiciels malveillants dans les systèmes.
  • La fraude physique et le vol de matériel : Les employés ou des acteurs externes peuvent physiquement dérober des équipements ou des documents sensibles.
  • L’accès illégitime et l’abus de droit : Les utilisateurs internes peuvent outrepasser leurs autorisations pour accéder à des données auxquelles ils ne sont pas censés avoir accès, ce qui peut entraîner des fuites d’informations ou des manipulations de données.

Les risques liés aux données dans la digitalisation

La digitalisation des processus implique une manipulation accrue des données, ce qui expose les entreprises à divers risques, notamment l’inaccessibilité, le vol, la modification et la perte de données sensibles.

Parmi les risques pour les données à prendre en compte :

  • L’inaccessibilité des données : Les pannes de système ou les erreurs humaines peuvent rendre les données temporairement ou définitivement inaccessibles, perturbant ainsi les opérations commerciales.
  • Le vol et la modification des données : Les cyberattaques peuvent entraîner le vol ou la manipulation de données confidentielles, compromettant la sécurité et l’intégrité des informations.
  • La perte de données : Les erreurs de sauvegarde ou de stockage, ainsi que les attaques de ransomware, peuvent entraîner la perte définitive de données cruciales pour l’entreprise.

Des risques pour le système d’information

La transformation numérique expose également les systèmes d’information à des risques tels que le blocage, le piratage, le détournement et la destruction.

Parmi les risques pour le système d’information :

  • Le blocage des systèmes : Les cyberattaques telles que les attaques par déni de service peuvent bloquer l’accès aux systèmes critiques, entraînant une interruption des activités.
  • Le piratage et le détournement : Les hackers peuvent exploiter les vulnérabilités des systèmes pour accéder illégalement à des informations sensibles ou pour prendre le contrôle des systèmes à des fins malveillantes.
  • La destruction des données : Les cyberattaques destructrices, telles que les attaques par ransomware, peuvent entraîner la destruction de données essentielles pour l’entreprise, causant ainsi des pertes financières importantes et des dommages à la réputation.

Les risques pour la gestion des ressources humaines

Enfin, la digitalisation des processus peut également impacter la gestion des ressources humaines, nécessitant une attention particulière aux conditions de travail et à la conduite du changement.

Parmi les risques liés à la gestion des ressources humaines :

  • Les conditions de travail : La transformation numérique peut modifier les exigences du travail, entraînant parfois une augmentation du stress ou des charges de travail pour les employés.
  • La conduite du changement : L’adoption de nouveaux outils et processus numériques peut nécessiter une gestion efficace du changement pour assurer une transition fluide et minimiser la résistance des employés face au changement.

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